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オフィスだけでなく家庭でも！書類収納術
職場に限らず、家庭でも書類整理は悩みの種です。
パソコンで見られるものは、プリントアウトしないで、ペーパーレスで管理するのが理想ですが、じっくり読みたいもの、繰り返して見たいものは結局プリントすることになり、いつの間にか書類が溜まっていく状況に陥りがちです。 そこで、必要、不要の見極めがしやすく、取り出しやすくしまいやすい、そんな整理収納を習慣化するためのコツをご紹介します。  書類の一時保管場所を用意する
郵便物やDM、明細書など、日々入ってくる書類は、家に入ってきてからの一時保管場所を用意して、受け取ったらまずはそこに収納するように心がけましょう。 あくまでも一時的な保管場所なので、あまり大きすぎず小ぶりなものがポイントです。テーブルの上に無造作に置いてしまう前に、ワンクッション保管できる場所を用意すると部屋が散らからずにすみます。 一時保管場所は、小ぶりのチェストや、透明のウォールポケットが便利です。 ウォールポケットは、目につく壁にかけておくと、お部屋のインテリアの雰囲気を損なうので、収納扉の裏側などに取り付けると、見た目にも響きません。 クリアファイルを利用する
一時保管場所にある書類は、その日のうちに廃棄したり、収納したり、と整理するようにしましょう。 書類を収納するにはクリアファイルがオススメです。 ポケットファイルも一見便利そうですが、出し入れが思った以上に面倒なため、クリアファイルを使った方が手軽です。 クリアファイルの中には、マチ付きのものもありますので、中身の分量に応じて選びます。 クリアファイルは内容ごとに数を用意し、インデックスを付けると収納しやすくなります。 クリアファイルは個別になっているため、書類を分別する項目が増えた場合でも、数を簡単に増やすことができるため、大変便利です。 分類の仕方は自分のわかりやすい方法で大丈夫です。 取扱説明書など様々なサイズの書類の保管方法
書類の収納で最も厄介なことは、それぞれの大きさが異なるということではないでしょうか。 そのような時にはジッパーファイルがおすすめです。 大きさの違う書類も、厚みの違う書類も、穴あけなどの手間もなく、まとめて簡単に収納できます。 ジッパーファイルに向いているのは、取扱い説明書の収納です。 ビニール袋に入ったままの取り扱い説明書や保証書、小さな部品をまとめて収納することができます。 また、ジッパーファイルを使えば、必要な取扱説明書を取り出すのも、戻すのも簡単です。 定期的に届く書類の保管
クレジットカードや、電話などの利用明細書の大きさは、いつも同じです。 同じタイプの書類を、定期的に収納するには、Zファイルが向いています。 レバーファイルとも呼びますが、書類を金具で挟むタイプのファイルです。 書類を広げてそのままバインダーで挟むことができるため、１年分などまとめて綴じたり、複数の明細書を綴じることが可能です。 大量の書類をまとめるには
大量の書類を綴じる必要がある場合は、２穴ファイルを使うと便利です。
Zファイルで綴じられない量になってから、保管の必要があると判断したものだけをまとめて、パンチで穴開けして２穴ファイルに綴じると日々面倒な思いをすることがありません。
書類は立てて収納が基本
分別をした書類は、書類を収納したファイルを積み重ねると、下になったファイルが取り出しにくいので、立てて収納すると、取り出しやすく便利です。 立てて収納するために、クリアファイルをまとめて入れられるようなファイルボックスなどを使うと大変便利です。 さらに探しやすくするために、大きく分類した仕切りを入れたり、ファイルボックスにもインデックスをつけておくとよりわかりやすくなります。 書類専用の家具を使う
せっかく書類を整理して、ひとまとめにしても、保管する書類のケースがあちこちにあると雑然とした感じになってしまいます。 書類の保管場所は家族にもわかりやすい場所を選ぶことが大切です。 できれば、書類を収納するための、専用の棚やキャビネットを設置しましょう。 書類がすっきりまとまる上、見た目にもきれいです。家族が集まりやすい、リビングやキッチン、ダイニングのどこかにひとつあると便利です。 廃棄する仕組みを作って書類を溜めない
書類を保管する場合は、不要なものは処分し、必要なものは決められた場所へ、それぞれ位置を決めて収納できる仕組みを作っておけば、部屋が散らかりません。 また、保管した書類も定期的に見直して、廃棄しましょう。 書類保管用のキャビネットなどを用意した場合は、その家具の容量を超えないように管理することが大切です。 保管した書類を見直す日を予めスケジュールに組み、極力その日を資料整理にあてると、放置したままになりません。 また、届いた時にすぐに判断できるような不要な書類は、すぐに処分できるよう毎日時間を決めてシュレッダータイムを作る習慣を作ると書類が山になりづらくなります。 このように決めた手順に沿って作業を進めれば、いつもの生活の中で書類を片付ける習慣が自然と根付くことになるでしょう。 関連記事 |
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